Uniek coderen van verlengkabels

Bij aannemers en bedrijven met veel verlengkabels worden deze kabels gezien als bulkmateriaal. Dan krijgen de kabels vaak een gekleurde tyrap met voor ieder jaar een andere kleur. Dat is niet toegestaan.

Om te voldoen aan de registratieplicht volgens NEN 3140 en het bijbehorende Arbobesluit, moet je ervoor zorgen dat de uitgevoerde inspecties aantoonbaar, herleidbaar en reproduceerbaar zijn. Hoewel de letterlijke normtekst van NEN 3140 niet expliciet zegt dat elk object een “uniek nummer” moet hebben, is dit in de praktijk de enige manier om aan de eisen te voldoen.

Hieronder staat stapsgewijs hoe je aan deze plicht voldoet:

1. Zorg voor individuele identificeerbaarheid

De kern van de registratieplicht is dat een keuringsresultaat gekoppeld moet kunnen worden aan een specifiek arbeidsmiddel.

• Unieke identificatie: Geef elk arbeidsmiddel (zoals een verlengkabel of boormachine) een uniek kenmerk, zoals een inventarisnummer, serienummer, barcode of asset-ID.
• Waarom: Zonder uniek nummer kun je bij 50 identieke kabels niet bewijzen welke kabel bij welk keuringsrapport hoort. Dit wordt door auditors (zoals bij VCA) en de Arbeidsinspectie vaak niet geaccepteerd.

2. Richt de inspectieregistratie in

De norm eist dat inspectieresultaten worden vastgelegd. Een deugdelijke registratie bevat minimaal de volgende gegevens per item:

• Identificatie: Het unieke ID-nummer van het middel.
• Type: Omschrijving van het arbeidsmiddel (bijv. “verlengkabel 20m”).
• Datum: Wanneer de inspectie heeft plaatsgevonden.
• Resultaat: Of het middel is goedgekeurd of afgekeurd.
• Inspecteur: Wie de keuring heeft uitgevoerd.

3. Maak de keuringsstatus herkenbaar

Naast de administratie moet het voor de gebruiker op de werkvloer direct duidelijk zijn of een middel veilig is om te gebruiken.

• Keuringssticker: Plak een sticker op het middel met daarop de status of de datum van de volgende keuring.
• Kleurcodering: Veel bedrijven gebruiken een kleur (bijv. een gele sticker voor 2025) voor een snelle visuele controle.
• Let op: Een kleurcode alleen is geen vervanging voor de registratieplicht, omdat het niet aangeeft welk specifiek middel het betreft of wat de meetwaarden waren.

4. Voldoe aan de bewijslast (Juridisch en Audits)

Volgens het Arbobesluit (art. 7.4a) moet de werkgever kunnen aantonen dat arbeidsmiddelen periodiek zijn gekeurd.

• Audit-proof: Bij een audit (VCA, ISO) of een inspectie na een ongeval moet je een inventarislijst kunnen overleggen waarin de historie van het specifieke betrokken middel staat.
• Zorgplicht: Rechters gebruiken NEN 3140 als maatstaf voor ‘goed werkgeverschap’. Kun je niet aantonen dat een specifiek defect middel was gekeurd, dan sta je juridisch zwak bij aansprakelijkheidstelling.

Praktische samenvatting voor implementatie

De meest effectieve methode die door grote organisaties wordt gehanteerd, is een combinatie van systemen:

Leg alle details vast in een digitale lijst of keuringssoftware (Excel, SAP, gespecialiseerde apps) gekoppeld aan het ID-nummer.

Breng een duurzaam ID-nummer aan (sticker, gravure of krimpkous).

Gebruik een keuringssticker met kleur voor de visuele status voor gebruikers.